中國石油大學(北京):數字化校園建設協同當先

2014-04-17 15:43:15 作者:  來源:致遠軟件  人氣:808  
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摘要: 為了提高核心競爭力,越來越多的高校選擇用信息化手段來優化自己的組織管理,中國石油大學(北京)(文中簡稱:石大)便是其中的一個代表,校領導意識到要想管好一個龐大的高校組織,選擇一個適合自己的協同管理平臺至關重要。

面對變化的社會環境和培養創新型人才的目標,高校作為培養人才的重鎮也在發生著變化。為了提高核心競爭力,越來越多的高校選擇用信息化手段來優化自己的組織管理,中國石油大學(北京)(文中簡稱:石大)便是其中的一個代表,校領導意識到要想管好一個龐大的高校組織,選擇一個適合自己的協同管理平臺至關重要。
 
實現數字化校園的突破口
   
在邁向數字化校園的征途上,學校選擇了協同平臺來更好的實現其校內管理的目標。
   
自從教育部在200010月做出了建設校園網工程的決定,數字化校園這個詞就成了高校的流行語,作為管控著石大網絡命脈的網絡中心便把實現數字化校園作為自己的奮斗目標,但是實現數字化校園是個浩大的工程,需要分階段一步步來。
   
按照數字化校園的闡釋,其總體規劃建設分為三層結構:基礎設施層、校內管理層、服務接入層,而每一層要建好都是一項大工程。學校選擇了以校內管理層作為數字化校園戰略上的突破口,從實現辦公系統、人事、財務、教務等信息系統的實施和應用入手。
   
選擇一個什么樣的平臺來實現校內管理眾多的應用需求呢?網絡中心把目光聚焦到了協同辦公軟件上,這是一個不同于傳統OA的產品,它是OA產品的一個傳承但又在管理思想上有極大的突破,它不僅有傳統辦公系統的功能又可以提供一個信息發布、知識共享與協作溝通的平臺,學校決心選一款符合自身特點的協同平臺。
   
成立選型工作組 堅持零開發
   
石大的選型成功經驗有兩點:一是成立選型工作組,二是堅持零開發的原則。
   
學校在項目啟動之初便成立了一個協同選型工作組,這個工作組由網絡中心、校長辦公室和人事處三方組成,在整個選型和決策的過程中工作組起了至關重要的作用。
   
網絡中心的陳義陸主任認為石大的協同管理之路最寶貴的經驗就是確定并堅持了零開發,網絡中心系統開發部科長龐飛老師介紹了這一過程,當初學校在項目之初考慮過定制性開發,但是很快就被自己否定了,他們只給自己提了一個問題:我們能否提出科學的符合自身發展的需求?答案是:不能,因為這相當于在為學校的整體發展做規劃,需要長期的調研,并且有過硬的研發把控能力,而作為一個以教學為主的高校并不具備這樣的能力,所以最終還是放棄了定制化開發這個華而不實的夢,而堅持走零開發路線。
  有了明確的方向,選型工作組便研究制定了協同選型原則:一、簡單易用,不需要經過長時間的培訓就能上手;二、穩定性強,不能動不動就死機;三、產品成熟,無需經過二次開發即可使用;四、升級規范,不能動不動就升級;五、品牌可靠,成功案例多,售后服務到位;六、性價比高,能做到花最少的錢辦最多的事。致遠A8就是通過這樣一條條嚴格考核才選定的。
   
有一件事陳主任和龐老師至今記憶猶新,當初致遠軟件的人送給他們一個軟件的試用版讓他們直接安裝在自己的服務器上運行,而其他廠商只是拿了測試賬號在自己的服務器上演示,這個小細節打動了選型小組的所有成員,陳主任說:正是致遠軟件對自己產品的這份兒自信讓他們贏得了我們的信任與尊重。
   
推廣由
   
先小范圍試用,取得校長辦公室和人事處等關鍵部門的支持,再大規模的推廣,石大這種 的方法取得了良好的成效。
   
關于協同平臺在全校范圍內的應用,網絡中心的陳主任花了一番心思,想出一個由的好辦法。這個是決定協同應用成敗的兩個關鍵部門:校長辦公室和人事處。
    2009
4月致遠A8試用版開始在學校的服務器上運行,網絡中心首先把關。三個月后即在校長辦公室及人事處小范圍試用,得到校長辦公室和人事處的肯定。
    2010
3月學校召開了一次二級干部會議,這次會議上網絡中心演示了致遠A8的所有功能模塊,由此拉開了全校培訓的序幕。
    2010
51日校長辦公室發布通知:此后校長辦公室與各部門之間的溝通來往要全部在A8協同上進行,石大正式走上協同應用之路。
   
截至521日,不到一個月的時間,共有登記注冊員工1395人(含臨時工人員),最大同時在線人數196人,日常在線人數110人到170人左右,已經有十分之一的人開始使用A8協同管理平臺辦公,學校的六位校長幾乎全部成為致遠A8的忠實用戶。
   
簡單才是硬道理
   “為什么大家喜歡上A8協同?是因為它不僅能滿足我們所有的校內管理需求,而且簡單易用。網絡中心的陳主任如是說。

為什么需要簡單易用?石大設有11個院(系、部、中心),現有教職工1212人,專任教師724人,教授212人,副教授222人,其中博士生導師148人,中國科學院院士1人,中國工程院院士1人,雙聘院士6人。這些教職工老師年齡段差距很大,有80后的新生代,也有年過半百的前輩學者,他們對于信息化的認識深淺不一,軟件的操作水平也參差不齊,但是無論哪個年齡段的教職工都能很快學會致遠A8的操作。
   
陳主任笑著說:當初致遠的銷售人員說曾在十分鐘內教會了一個沒有電腦基礎的老人用協同,我們還有點懷疑,直到我們自己試了才相信,原來他的確不是在吹牛
   
筆者采訪過程中陳主任接到一個電話要求他傳輸一個文件,他干脆的回復道:協同吧,放下電話他便熟練的打開早已登陸的致遠A8,找到協同工作模塊下的新建事項把文件插入文檔,點擊流程一欄選擇了所要發給的人,又寫了幾句話按動發送按鈕,文件便輕輕松松的傳輸了出去,整個操作用了不到一分鐘,與此同時陳主任的協同桌面彈出一個對方已閱的對話框。接到反饋的陳主任滿足的向筆者道:你看,就是這么方便!
  
筆者問:您為什么不用電子郵件呢?答曰:電子郵件不能確定收件人是否看了郵件,而協同不是,它的流程是可視化的,你發出去的協同對方如果看了在右側的流程里會出現一個小眼睛,如果處理了會打個對勾,而且如果對方回復了你的信息,立刻會彈出一個提示框,這樣的功能電子郵箱哪能實現呢?” 

 

自由自在的協同
  
石大網絡中心的經驗:高校中的協同應用更應該強調從人的角度出發,以服務的態度出現而不可強調管控。
   高校不同于企業,可以把所有的工作流程都規范化,可以用強制性手段將管理思想落地,在這個生產知識、傳道授業解惑的地方,人們崇尚的更多的是思想自由,如果單純從管控角度出發,協同管理軟件的到來似乎和老師們追求的思想自由形成了一個悖論,但如果換個角度思考就馬上一致起來。網絡中心的陳主任就找到了這個一致點,他認為協同應用成功的一個秘訣是將它看作是為思想自由這個目標服務的,一定要讓老師們明白:協同管理平臺給大家帶來的是便捷的服務,而不是居高臨下的束縛。
  
致遠A8的自由氣質恰恰符合了這個要求,都說致遠軟件的產品是剛柔相濟,雖然有剛性化流程但它的設計理念確是以人為本,石大的老師們就深切的體會到了這一點。因為致遠A8是支持意見反復震蕩的,只要協同的流程不結束就可以反復發表意見,不管在哪里都可以進行思想的碰撞。
  
而且空閑的時候可以上協同看看新聞,看看公告,關注學校大環境;要請假或者人事審批也上協同,那些都被綁定成固定流程了,填個單子按個按鈕馬上就發出去了,省得自己一趟一趟的往領導那里跑……用了協同以后非但沒有被管理的感覺而且和同事領導交流起來方便了很多,在老師們眼里協同并非傳說中的管理平臺而是一個交流陣地。
  
同樣歡喜的還有人事處和校長辦公室,以前人事處的一堆表格現在可以放到協同里,做個固定流程就可以快速的收集、審批,以前校長辦公室發個通知不僅要打印在紙上貼出去還要充分發揮人際傳播的作用,或打電話、或口耳相傳,生怕別人不知道,現在有了致遠A8,只要發布了新聞或公告就會在界面右下角彈出一個小對話框,想不知道都不行。

網絡中心的陳主任介紹說:雖然學校的協同管理之路才剛剛開始,但A8協同平臺在教職員工中已是聲名鵲起,而協同管理的理念正在悄然融入校內管理的實踐中。

石大用實踐證明他們的選型、實施、推廣、應用是成功的,有了致遠協同管理平臺助力校內管理,數字化校園之役首戰告捷,而中國石油大學(北京)的這段經歷也無疑給更多的高校提供了一個成形的信息化建設思路。

 

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